Sepenggal Cerita dalam Dapur Acara

Kerap saya menghadiri dan menyasikan beberapa acara. Misalnya saja, ketika saya digandeng untuk turut serta dalam parade keroncong di Kota Pekalongan. Mata berbinar. Saya begitu antusias, mengalir, dan menikmatinya begitu saja. Sebab, ini kali pertama saya mengikuti acara semacam ini. Tidak disangka dalam berjalannya acara, pejabat publik sekelas dinas dan wali kota turut serta untuk memeriahkan. Lantas, timbul pertanyaan dalam benak. Bagaimana cara membuat acara yang dapat menyita perhatian banyak orang.  

Di sela-sela jeda acara, saya berjalan menuju ke belakang panggung pementasan. Seseorang mengenakan kalung pita bertuliskan “Panitia” melambaikan tangan ke arah saya. Lekas, saya bergegas ke sana. Tanpa berlama-lama, ia menyodorkan segelas kopi. Sungguh, sebuah momentum yang pas untuk memulai pembicaraan. 

“Mas. Saya hendak ketemu Mas Yogi selepas acara bisa?”

Pria berkumis tipis itu menganggukan kepala. Selang beberapa saat, suara microphone berbunyi memberikan aba-aba. Acara akan segara dimulai kembali. Saya beranjak menuju ke panggung utama menyisihkan kopi yang tinggal seperempat gelas.

Lagu demi lagu dinyanyikan. Selembar kertas berisikan urutan lagu tinggal tersisa dua lagi. Jarum jam menunjukan pukul 22.00 WIB. Pementasan berakhir. Pengunjung silih berganti meninggalkan Gor Jetayu, Kota Pekalongan. Kecuali, tamu undangan seperti wali kota dan dinas diminta untuk foto bersama. Sesi foto telah usai, lalu dilanjutkan dengan saling berjabat tangan dan menyerahkan plakat. Tamu undangan meninggalkan ruangan.

Saya sedang berkemas-kemas memasukan alat musik ke dalam tas. Seseorang memanggil dengan berbisik dari samping panggung.

“Pstt, Le. Sini!”

“Jare meh ketemu Mas Yogi,” tambahnya.

Saya meminta tolong kepada rekan-rekan untuk membantu mengemas alat-alat musik. Segera, saya pergi ke ruang transit untuk menemui Mas Yogi. Ia sedang duduk dengan menikmati sebatang rokok. Di lehernya mengenakan kalung yang sama dengan pria berkumis tipis itu. Namun, bertuliskan “Ketua Panitia”.

“Gimana, Le?” tanya Mas Yogi.

Tanpa berbasa-basi saya mengungkapkan maksud dan tujuan menemuinya: Ingin bertanya bagaimana proses membuat acara seperti ini? Mas Yogi hanya tersenyum dan mempersilahkan saya untuk duduk di sampingnya. Tiba-tiba, ia menyodorkan selebaran kertas berisi rangkaian kegiatan dan jam pelaksanaannya.

Rundown Acara

No.	Jam	Kegiatan	Keterangan
1.	16.00 – 16.15	Preparing and Briefing panitia	Panitia
2.	16.15 - 16.25	Pembukaan MC Formal dan pembacaan tema PAF #3	MC
3.	16.25 – 16.30	Sambutan Ketua Panitia PAF #3	Yogi Pratama, S.Pd.
4.	16.30 – 16.35	Sambutan Wali Kota Pekalongan	H. Achmad Alf Arslan Djunaid, S.E.
5.	16.35 – 16.40	Sambutan Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Pekalongan	Direktorat Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Pekalongan, Sutarno
6.	16.40 – 16.45	Pembacaan agenda kegiatan oleh MC	MC
7.	16.45 – 17.00	Kromo (Keroncong Modern)	Personil
8.	17.00 - 17.15	Keroncong Tjanting (ITS NU Pekalongan)	Personil
9.	17.15 – 19.10	Ishoma
10.	19.10 – 19.30	Musikalisasi Puisi Teater Sogan	Personil
11.	19.30 – 19.45	Dance SMA Santo Bernadus	Personil
12.	19.45 – 20.05	Krosmadu (Keroncong SMAN 2 Kota Pekalongan)	Personil
13.	20.05 – 20.20	Keroncong Wingi Sore	Personil
14.	20.20 - 20.40	Fresh Music Entertaiment	Personil
15.	20.40 – 20.55	Keroncong Langgam	Personil
16.	20.55 – 21.15	Keroncong Masuk Kampung	Personil
17.	21.15 – 21.30	Penyerahan Plakat	Ketua Panitia dan Wali Kota
18.	21.30—22.00	Closing Ceremony	MC

Selepas menunjukan rancangan acara, Mas Yogi juga menjelaskan proses lainnya. Di antaranya yaitu konsep dan proposal acara. Kedua hal itu sangat penting untuk mencari anggaran dana dari donatur atau pihak sponsorship. Di satu sisi, pembentukan kepantiaan juga tidak kalah penting. Tanpa adanya kepantiaan yang dipetakan dalam divisi-divisi tertentu, acara akan kalang kabut. Alias kacau. (*)